Problèmes de voyage liés au coronavirus? Utilisez plutôt une « Huddle Room »

L’épidémie de coronavirus a conduit plusieurs sociétés multinationales à interdire à leurs employés de se rendre en Chine Continentale. Nombreuses compagnies aériennes ont également suspendu leurs vols vers la Chine. La vidéoconférence est un moyen efficace de travailler avec des collègues distants pendant ces interdictions de voyages. Vous pouvez songer à une salle de vidéoconférence comme étant  un grand espace complexe nécessitant des semaines de mise en œuvre; cependant, les « Huddle Room » (petits espaces de conférence informels) peuvent être rapidement aménagés pour des téléconférences  entre plusieurs interlocuteurs. Tout ce dont vous avez besoin est d’un petit espace dédié à cela et de simples équipements.

Espace de vidéoconférence de la « Huddle Room »

Une petite salle de réunion, pouvant contenir 3 à 6 personnes, est parfaite pour cet espace. Cette salle aura une table et des chaises, ainsi que  d’une bonne connexion Internet.

Équipements requis

Les meilleurs résultats seront obtenus lorsque TOUTES les pièces allouées à la vidéoconférence auront de bons équipements dédiés à leurs espaces!

1. Webcam: une caméra de vidéoconférence professionnelle est recommandée parce que les webcams grand public n’ont pas souvent la qualité vidéo nécessaire pour l’efficacité et l’échange d’informations lors des téléconférences. Une vue grand angle est importante pour les petites « Huddle Room »; les caméras PTZ (pan-tilt-zoom) sont utiles pour les grands espaces pouvant accueillir plus de participants. Aver propose, par exemple, une caméra de conférence PTZ certifiée Zoom (en savoir plus sur Zoom ci-dessous), la VB-342.
2. Moniteur d’affichage: il peut s’agir d’un écran d’ordinateur, d’un écran de télévision ou même d’un écran interactif tactile. Assurez-vous qu’il est suffisamment grand pour que tout le monde puisse voir clairement, mais pas trop grand pour ne pas submerger l’espace de réunion.
3. Microphone: Une très petite salle peut être gérée avec un microphone webcam intégré. Pour quatre personnes ou plus, cependant, un microphone omnidirectionnel d’extension placé au milieu de la table fournira un meilleur son pour les participants à l’extrémité distante.
4. Haut-parleur: dans les petites « Huddle Room », des haut-parleurs d’ordinateur ou un haut-parleur intégré au moniteur devraient suffire; toutefois, un haut-parleur externe offrira une meilleure clarté aux personnes présentes dans la pièce. Certaines « Huddle Room » utilisent une simple barre audio placée directement sous le moniteur.
5. Logiciel de vidéoconférence et système informatique: bien que de nombreuses options soient disponibles, les plateformes logicielles les plus courantes pour la vidéoconférence incluent Zoom, Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx Meetings et BlueJeans. La qualité la plus constante sur ces plateformes sera fournie via un mini PC dans la Huddle Room. Le BYOD est également une option, mais un écran d’ordinateur portable ne doit pas être utilisé comme moniteur principal.
6. Environnement réseau: les vidéoconférences de la Huddle Room sont purement connectées via Internet. Si une seule des interlocuteurs de l’appel a une bande passante réseau insuffisante ou un signal faible, la qualité du son et de l’image se détériorera, provoquant des pauses, des vidéos figées et des brouillages de discours. Tous les lieux impliqués dans une conférence en Huddle Room doivent fournir et maintenir un bon environnement réseau pour les espaces de réunion.

Une fois que votre entreprise a découvert les améliorations d’efficacité et de flux de travail apportées par les « Huddle room », vous souhaiterez peut-être créer des salles supplémentaires pour des réunions plus importantes et des formations! Pour plus d’informations sur les webcams de vidéoconférence ainsi que sur les solutions d’espace de réunion plus importantes, visitez https://www.tbi-direct.fr/visio.html.