Prioriser ses tâches avec un écran interactif

Comment organiser les différentes tâches d’un projet

Bonjour aujourd’hui je vais vous montrer comment on organise une séance de  priorisation de tâche avec un TBI

Quand on gère des projets, on a beaucoup de tâches souvent, trop de tâches et donc l’objectif de cette réunion c’est de pouvoir décider ensemble d’un commun accord quelles sont les tâches qu’on va effectuer en priorité.

Alors les tâches, on en a souvent trop et pas assez de temps le les faire, donc on les désigne, et on désigne leur priorité puis on les suit. Donc qu’est ce qui est fait, qu’est ce qui est à faire, c’est un peu l‘objectif de cette réunion, et dans cette réunion ce qu’on va faire c’est décider pour chaque tâche, est ce qu’elle est importante ou est ce qu’elle est urgente.  Et toute tâche ni urgente ni importante, on ne va pas la faire.

Donc les objectifs  de cette réunion c’est d’être capable de réunir tous les acteurs d’un projet donc les gens qui sont intéressés à la réalisation d’un projet, les gens qui le réalisent et à l’occasion de cette réunion on va faire le point sur tous les objectifs en termes de temps et aussi de développer dans l’échange les idées qui vont être amenées à être implémentées. C’est là le principal objectif de cette réunion.

La matrice d’Eiseinhower appliquée sur un écran interactif

Alors comment on va faire ça avec un tableau interactif ou un écran interactif, et bien on va utiliser ici une petite matrice qu’on appelle aussi la matrice d’Eisenhower qui permet de classer sur un écran, les tâches suivant leur importance et leur niveau d’urgence. Et on va utiliser une petite application qui est intégrée à Windows qui s’appelle le pense bête dans laquelle ici chaque tâche va être représentée par un petit post-it.

Voilà donc on va lancer la réunion, je vais appeler le public, voilà notre panneau pour pouvoir prioriser nos tâches. Alors, ici on voit que chaque tâche est représentée par un petit post-it; Le post-it est modifiable, on peut bouger sa place et chaque post-it aussi a  une couleur. Ici, on peut changer sa couleur. et aussi à l’occasion de la réunion, on peut créer de nouveaux post-it, à savoir pour créer une nouvelle tâche. Pour créer une nouvelle tâche, il suffit de cliquer sur le petit plus qui est à gauche et là on crée une nouvelle tâche, et ici sur cette tâche je peux ajouter à la main directement, un texte qui signifie une nouvelle tâche.

Comment utiliser la matrice d’Eiseinhower sur un écran interactif

Alors ici on voit que les tâche sont de différentes couleurs alors pourquoi ? Parce que chaque couleur définit un domaine d’activité, donc ici  en vert on a les actions qui sont plus Marketing, en jaune ici on a les actions qui sont plus attenantes au back office et ici en blanc on a les actions qui sont plus attenantes au front office.

Une fois qu’on a défini toutes les tâches, on passe en revue les tâches, ici à gauche on aura toutes les tâches qui auront déjà été faites. Alors qu’est ce qui a déjà été fait, ici par exemple on a déjà fait toute notre compagne de remarketing, on a refondu la page boutique, c’est en cours. Ici on a fait la version mobile du site, donc à l’occasion de la revue de priorité, on repasse toutes ensemble les tâches et puis on définit où elles doivent se situer dans cette matrice. Est-ce que c’est important mais pas urgent, est ce que c’est important et urgent, est ce que c’est urgent mais pas important, est ce que c’est non important et non urgent.

Voilà donc la dynamique de la réunion de la priorisation des tâches, donc à la fin de la réunion on fait une copie d’écran, de tout ce qui a été décidé et puis on l’envoie à tous les participants à la réunion. C’est un bon échange, une bonne façon de collaborer et de pouvoir communiquer sur les travaux qu’on réalise.

Merci beaucoup de votre attention et à bientôt pour de prochaines vidéos.