Des réunions hybrides à la mairie de Saint-Cyr

La grande salle de réunion de la mairie Saint Cyr l’école est ornée d’un écran interactif tactile qui en plus d’être numérique et design, répond à un besoin primordial d’actualité. Il permet de faciliter les réunions hybrides des membres du conseil municipal ainsi que les intervenants externes.  Il stimule également la collaboration à distance sur les différents dossiers de la ville. La mairie très satisfaite de cette solution, l’utilise régulièrement dans sa communication même sur ses réseaux sociaux.

Le vidéoprojecteur cède sa place à l’écran interactif dans la salle de réunion de la mairie

La situation pandémique actuelle a bouleversé les différentes structures professionnelles, et ce dans tous les domaines d’activité. La mise en place des mesures pour contrecarrer la propagation du coronavirus, ont poussé ces structures à adopter de nouvelles méthodes de travail. Cela leur permet d’assurer la continuité de leur activité.

La mairie de Saint-Cyr-l’École a dû à son tour chercher s’adapter avec ces changements et chercher des solutions et outils de travail qui pourraient l’aider à maintenir ses réunions du conseil municipal. Ces réunions sont très importantes pour la gestion de la ville et de ses besoins. Pouvoir travailler en petits groupes et partager des documents en est également un besoin supplémentaire. Cette méthode améliore la productivité des membres et accélère la prise de décision.

Le vidéoprojecteur installé dans la grande salle de réunion de la mairie n’étant pas adapté pour organiser des réunions à distance, le directeur du cabinet de la ville en quête d’un outil adéquat, sollicite tbi-direct pour le conseiller et l’aider dans sa recherche. Notre équipe spécialiste en solutions interactives et collaboratives a proposé un équipement complet pour les réunions hybrides, il inclut un écran interactif de grande taille 86 pouces compatible avec la grande salle de réunion de la mairie ; un ordinateur OPS qui s’intègre dans l’écran interactif ; un système de visioconférence et un boitier BYOD facilitant les présentations sans fil et le partage d’écran. La mairie a fait appel à nos techniciens pour l’installation du matériel. Nos formateurs forment pour la maitrise de l’utilisation de l’outil.

Installation et formation à l’utilisation de l’écran interactif à la mairie Saint-Cyr-l’Ecole

L’équipe technique de TBI-direct connaît sur le bout des doigts le processus d’installation d’un écran numérique interactif ; que ce soit pour une fixation murale ou support mobile. La mairie de Saint-Cyr-l’Ecole a opté pour un support mural.

Après discussion avec le client sur l’emplacement choisi pour installer l’écran, l’équipe commence par percer pour placer le support.

Même s’il y a moins de matériel que pour un support mobile, les mêmes précautions sont prises pour assurer la solidité de l’installation. D’ailleurs, il ne faut pas oublier que pour ce type de support il faut  s’assurer de l’alignement horizontal et vertical est indispensable pour que l’écran ne penche pas.

Pour toutes ces précautions, il est fortement déconseillé de faire faire l’installation par des novices.

Le processus de l’installation d’un écran interactif sur le mur se passe comme suit :

• Sélection de l’emplacement et traçage de repères sur le mur
• Placement du support mural dans les emplacements de barres
• Réalisation des trous, installation des chevilles et des vis
• Fixation des pattes de connexion, puis fixation des barres
• Pose de l’écran sur le support mural
• Dissimulation des fils dans des goulottes ou manchons souples pour l’esthétique

L’installation se termine naturellement par la vérification de l’effectivité de l’installation. Mise en marche de l’écran et vérification tactile suivi de l’ajustement de la qualité de l’image (luminosité et contraste) sans oublier le test du son.

L’équipe de tbi-direct valide que les connectiques (HDMI et VGA) fonctionnent bien pour les cas où les présentations doivent partir de dispositifs d’autres participants.

L’équipe de la mairie de Saint-Cyr-L’Ecole a également souscrit à une formation aux fondamentaux de l’interactivité d’une demi-journée. La prise en main de l’écran interactif fut ainsi facilitée pour l’équipe.

Plus de détails sur le processus d’installation d’un écran interactif sur un support mural pour avoir un aperçu des travaux.

Quels sont les principaux usages de l’écran interactif à la mairie de Saint-Cyr-l’Ecole ?

La mairie de Saint-Cyr-l’Ecole s’équipe d’écran interactif pour enregistrer les conseils municipaux en vue de les diffuser sur les réseaux sociaux, notamment Facebook. Par ailleurs, afin de mieux communiquer avec les administrés, le maire de la  ville fait régulièrement des Facebook live. Ceux qui le souhaitent peuvent ainsi poser les questions auxquelles le maire répond directement selon les informations en sa possession. Les échanges se font dans de bonnes conditions de visibilités grâce au mini PC OPS i7 de 7è génération. ce système exclut les latences lors de diffusion de vidéo.

Dans un autre contexte, l’écran interactif est également sollicité lors de réunions de travail. Le partage d’écran sans fil se fera via le boitier BYOD Quattropod que la mairie de Saint-Cyr-l’École s’est également procuré chez tbi-direct. Avec ce boitier, 4 participants peuvent projeter simultanément le contenu de leur dispositif personnel sur l’écran interactif.

Ce dernier intègre un logiciel interactif très intuitif Uboardmate, qui est un tableau blanc permettant aux petits groupes de faire des sessions de brainstorming, de collaborer sur des fichiers, les modifier et les enregistrer pour les partager avec l’équipe.

Comme l’équipe de la mairie est souvent amenée à communiquer avec d’autres institutions, elle s’est également procuré un système de visioconférence 4K AVer. La qualité d’image de ce dernier permet des appels vidéo clairs et fluides. La salle de conseil étant assez grande, la webcaméra est installée au-dessus de l’écran. Ainsi, il y aura une vue parfaite sur l’ensemble de la salle et des participants.

Le conseil municipal organise en live ses réunions hybrides en visioconférence. de gérer les différents dossiers de la ville. Par exemple, les appels à projets où le conseil municipal reçoit virtuellement sur Microsoft Teams. Il y a aussi les personnes ayant déposé des projets, afin de statuer en direct sur leurs dossiers.

Les utilisateurs de la mairie de Saint-Cyr-l’Ecole peuvent pousser encore plus loin leur expérience interactive. L’ écran optimisera les séances de brainstorming pour discuter des stratégies à adopter pour améliorer la gestion de la ville. La technologie interactive au service de la collectivité réduira significativement la distance entre les élus et la population.