7 avantages des écrans interactifs dans les salles de réunion

La transformation numérique des entreprises, les avancées technologiques en matière de collaboration ont profondément changé la façon de travailler en entreprise. En termes d’équipement, les  tableaux blancs interactifs ne font pas exception à cette tendance. Les nouvelles solutions technologiques apportées par les écrans interactifs boostent les performances commerciales. L’expérience des réunions plus participatives en présentiel et à distance s’améliore de jour en jour. Dans cet article, nous allons découvrir 7 excellentes raisons, pour les entreprises d’intégrer l’exploitation des écrans interactifs dans les salles de réunion.

Les tableaux numériques dans les salles de réunion réduisent les dépenses

Quand on parle d’amélioration des économies par rapport au coût de possession, on fait référence au fait que le coût total de possession des TBI modernes est inférieur aux autres solutions utilisées en salle de réunion. Pour d’anciens systèmes faisant appel à des vidéoprojecteurs, l’entreprise doit prendre en compte un bon nombre de coûts cachés comme la maintenance qui intègre les heures dédiées au service informatique lors de changements de lampes du vidéoprojecteur.

On doit aussi compter dans les coûts cachés ce que ça coûte aux entreprises de la baisse de productivité avec les défaillances d’un système qui ne répond plus aux besoins des utilisateurs. L’occupation de l’espace en salle de réunion réduit également l’efficacité des ressources. Quand il faut se regrouper  derrière le système de projection tout en essayant d’éviter la forte lumière qui va directement dans les yeux pour le présentateur.

Le temps d’arrêt des employés quand il faut passer à la maintenant du matériel peut avoir un impact sur les revenus de l’entreprise, même si cet impact est relativement faible, le cumul pourrait être significatif au fil du temps.

Les écrans interactifs dans les salles de réunion permettent de commencer les réunions sans délai

Les tableaux blancs interactifs de nouvelles générations sont créés avec des configurations leur permettant de démarrer rapidement. Les écrans numériques interactifs à l’instar des écrans numériques EasyPitch sont opérationnels dès leur installation. Qu’il s’agisse de chefs d’entreprises organisant des réunions avec ses collaborateurs internes, ou des rendez-vous avec des clients basés à l’autre bout du pays, pour qu’une réunion se déroule dans les meilleures conditions, elle doit commencer à l’heure.

Ces tableaux blancs numériques de nouvelles génération intègrent par ailleurs des logiciels spécialisés destinés à scénariser des leçons, à faciliter des présentations ou encore à optimiser l’interaction avec les autres membres de l’équipe. Ces fonctionnalités sont conçues pour une prise en main facile. Tous les utilisateurs sont ainsi aptes à les manipuler sans devoir faire appel à d’autres départements, comme le service informatique. Ces nouveaux genres d’écrans numériques supportent par ailleurs les principaux logiciels de visioconférences, il n’est pas utile de faire des manipulations spéciales pour les utiliser.

Des présentations plus engageantes avec les écrans interactifs dans les salles de réunion

Avant, les réunions qui mettaient en avant les présentations PowerPoint mettaient les participants au rang de spectateurs. Avec les TBI, les présentations deviennent plus efficaces car ces nouveaux dispositifs numériques encouragent l’engagement des participants. Quand on parle d’engagement, on fait référence à des interactions, des participations et une preuve d’intérêt notable pour les choses qui se passent dans la réunion. Pendant les réunions, difficile à croire pense-t-on, mais les gens apprécient moyennement les monologues. En outre, par définition, une réunion est faite pour que les autres puissent donner leurs avis et intervenir de manière spontanée.

Un autre avantage des écrans interactifs dans les salles de réunions, en plus de l’engagement, c’est la possibilité de porter l’attention simultanément sur le présentateur, le public et le matériel utilisé. En effet, grâce aux fonctions multitouche des écrans interactifs, les participants peuvent être plusieurs à participer, à dessiner, et à annoter sur les documents numériques qui leur sont présentés. En même temps, les sources des documents affichés peuvent basculer d’un participant à un autre facilement, avec les fonctions BYOD qu’on peut exploiter.

Possibilité de réunions plus productives qui ne s’éternisent pas avec des écrans numériques interactifs

L’équipement des salles de réunions avec de nouveaux tableaux numériques interactifs optimise la productivité en entreprise. Cet investissement fait partie des actions que les entreprises modernes mettent en place pour leur transformation digitale. Ils améliorent la manière dont les informations circulent au sein de l’entreprise, car la diffusion des comptes rendus de réunions peuvent par exemple se faire immédiatement car à partir d’un écran interactif, on peut diffuser de suite sur une mailing list les décisions prises et les actions à mettre en place à l’issue de la réunion.

Devons-nous encore préciser le gain de temps inestimable par rapport à la collaboration avec des ressources distantes. Même avant le télétravail poussé par la crise sanitaire liée à la Covid-19, la collaboration à distance devenait de plus en plus populaire. Il est de plus en plus courant que des consultants ou des formateurs sont sollicités par visioconférences, sans parler des webinaires qu’on organise de plus en plus souvent par écrans interposés. Le style de travail collaboratif actuel facilite le partage d’idée et de contenu entre les différentes équipes.

Les écrans interactifs pour améliorer la culture de réunion en entreprise

A l’instar du PDG de Salesforce qui a donné à ses employés un moyen interne de partager leurs idées et d’autres types d’informations, les entreprises peuvent profiter des nouvelles technologies pour voir s’épanouir la culture de la réunion et de l’entreprise. Ces dernières ont tout à gagner en renforçant les participations aux réunions et en ouvrant les dialogues avec et entre les employés. Tout cela est possible avec l’installation d’écrans interactifs dans les salles de réunions.

Les écrans interactifs à l’instar des écrans interactifs EasyPitch installés en salle de réunion créent un environnement de travail ouvert et collaboratif. Une ouverture, c’est quand les idées innovantes arrivent aux employeurs via une entrée directe sur un système de collaboration de tableau blanc interactif. On parle d’une collaboration réussie lorsque par exemple les équipes marketing et de vente partagent en live les données d’une réunion afin d’aligner les stratégies à la situation existante sur le marché.

Des réunions à l’image de l’entreprise avec un écran interactif

A l’ère du numérique, les réunions se déroulent tout à fait différemment de ce qu’on avait il y a encore une vingtaine d’année. Les tableaux blancs interactifs sont nécessaires pour encourager une expérience de salle de conférence innovante et moderne. Les utilisateurs peuvent à partir d’un simple clic faire des présentations instantanées sans fil. Avec un simple logiciel BYOD, les connexions filaires ne sont plus indispensables. La notion d’inclusion et d’engagement des collaborateurs prend également tout son sens avec la possibilité de mise en miroir simultanée, un processus qui permet à chaque participant un accès personnel à l’affichage de son contenu sur l’écran central.

On peut en conclure que les écrans interactifs dans les salles de réunions participent à rendre révéler les possibilités chez les ressources des entreprises, à l’image de l’entreprise.

Des ressources distantes devenant plus proche de l’entreprise

Les tableaux numériques interactifs répondent aux besoins actuels de collaboration à distance. Les technologies de communication embarquées dans ces nouveaux dispositifs permettent aux employés situés dans d’autres locaux, voire d’autres pays, de partager et de participer facilement aux réunions. Les travailleurs mobiles, qui sont de plus en plus nombreux d’ailleurs, profiteront des équipements modernes qui facilitent leurs interactions en direct avec le siège de l’entreprise.

Une des principales force des écrans numérique réside dans le fait que ce sont des appareils tout en un. Fonctionnant sous Android ou Windows, les utilisateurs ont juste à les démarrer et les connecter au réseau pour lancer la réunion, en présentiel ou distanciel. Les équipes distantes et les consultants sont en mesure de partager leurs documents via des fichiers enregistrés sur le cloud ou en local.